應急預案要形成完整的文件體系，以使其作用得到充分發揮，成為應急行動的有效工具。一個完整的應急預案是包括總預案、程序、說明書、記錄的一個4級文件體系。

　　1.一級文件——總預案

　　它包含了對緊急情況的管理政策、預案的目標，應急組織和責任等內容。

　　2.二級文件——程序

　　它說明某個行動的目的和范圍。程序內容十分具體，比如該做什么、由誰去做、什么時間和什么地點等等。它的目的是為應急行動提供指南，但同時要求程序和格式簡潔明了，以確保應急隊員在執行應急步驟時不會產生誤解，格式可以是文字敘述、流程圖表、或是兩者的組合等，應根據每個應急組織的具體情況選用最適合本組織的程序格式。

　　3.三級文件——說明書

　　對程序中的特定任務及某些行動細節進行說明，供應急組織內部人員或其他個人使用，例如應急隊員職責說明書、應急監測設備使用說明書等。

　　4.四級文件——對應急行動的記錄

　　包括在應急行動期間所做的通訊記錄、每一步應急行動的記錄等。

　　從記錄到預案，層層遞進，組成了一個完善的預案文件體系，從管理角度而言，可以根據這4類預案文件等級分別進行歸類管理，既保持了預案文件的完整性，又因其清晰的條理性便于查閱和調用，保證應急預案能有效得到運用。